如何提高新員工的組織認(rèn)同感和如何處理組織方面的協(xié)調(diào)問題(部門之間的依賴與獨(dú)立存在問題)

【專家解說】：人力資源管理部門長期以來被認(rèn)為是組織中的“成本中心”，因此就更有必要通過評估的方式來說明人力資源管理工作的效果，特別是通過較為準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)說話，這樣才能有助于人力資源管理部門真正成為組織的“戰(zhàn)略協(xié)作部門”，本文所探討的培訓(xùn)有效性的經(jīng)濟(jì)價(jià)值分析方法正可以起到這樣的作用。從培訓(xùn)管理者個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃的角度來講，能夠拿出硬性的數(shù)據(jù)來證明自己的成績，也是個(gè)人晉升的推動(dòng)器。培訓(xùn)是一種投資，而并不僅僅是一種花費(fèi)。企業(yè)可以投資在很多方面，例如購買新的設(shè)備，招聘新員工，或者增加薪酬，或者降低商品或者服務(wù)的價(jià)格進(jìn)行促銷。企業(yè)的資金擁有多種用途，為什么一定要對員工進(jìn)行培訓(xùn)投資呢？你需要找到一個(gè)項(xiàng)目，值得你去投資，并用最后的結(jié)果說明投資這個(gè)項(xiàng)目是一個(gè)明智的選擇，而并不僅僅是人們通常認(rèn)為這是正確的做法。培訓(xùn)在和其他投資機(jī)會(huì)一起爭奪有限的企業(yè)資源。我們需要證明培訓(xùn)的價(jià)值，把培訓(xùn)和其他投資機(jī)會(huì)相比，起碼應(yīng)該達(dá)到起初預(yù)定的底線(bottom line)要求。更進(jìn)一步培訓(xùn)可以提高員工的績效，從而為企業(yè)帶來更多的利潤。因此，我們有必要對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估。按照kirkpatrick四個(gè)層次的培訓(xùn)效果分析，第四層次就是培訓(xùn)結(jié)果分析，計(jì)算成本和收益，再進(jìn)一步計(jì)算投資收益率（return of investment）。其公式為：ROI＝（培訓(xùn)收益－培訓(xùn)成本）/培訓(xùn)成本。對投資回報(bào)率進(jìn)行評估，它可以給我們提供更多可靠的信息：1）增加決策的可信度；2）可以幫助我們和其他管理人員一樣用數(shù)字來說話；3）能夠使我們獲得更多的人力和財(cái)力資源；4）可以用經(jīng)營成果來測量個(gè)人績效進(jìn)步。據(jù)美國培訓(xùn)與開發(fā)協(xié)會(huì)發(fā)布的2002年行業(yè)報(bào)告中說，只有7％的企業(yè)進(jìn)行了投資回報(bào)率的測算，在中國，更多的人則是按照個(gè)人感覺進(jìn)行好或者一般的綜合性文字評價(jià)。為什么只有很少的一部分企業(yè)對自己的培訓(xùn)投資進(jìn)行了評估？一方面，是因?yàn)榕嘤?xùn)的收益，尤其是隱形的收益確實(shí)難以評估，例如一個(gè)公司的銷售額在培訓(xùn)結(jié)束后的一年之內(nèi)增長了25％，但是這個(gè)卻不能說是銷售收入的增長來自于培訓(xùn)，而不是管理技能的熟練或者是使用新的激勵(lì)方法的結(jié)果，或者換了一批新人他們更適合做銷售，或者是本身行業(yè)就發(fā)生了巨大的變化？另一方面評估培訓(xùn)收益也需要人力、物力、財(cái)力，做出來的結(jié)果還不一定使人滿意，并且高層管理人員也沒有注意到評估價(jià)值的所在。據(jù)估計(jì)，如果要計(jì)算培訓(xùn)的投資回報(bào)率，大概要花費(fèi)整個(gè)培訓(xùn)預(yù)算資金的3％——5％。第三個(gè)方面是缺少投資回報(bào)率評估方面的方法與技術(shù)，在美國都已經(jīng)有了ROI評估師的職業(yè)資格認(rèn)證。那么如何去界定培訓(xùn)的成本和收益呢？下面按照對成本和收益進(jìn)行了列舉。培訓(xùn)成本包括（一） 培訓(xùn)部門的管理成本和人力資本● 培訓(xùn)經(jīng)理、行政人員和辦事員的雇傭成本?！?培訓(xùn)教室或培訓(xùn)大樓分?jǐn)偟睦ⅰ⒎孔?、水電費(fèi)和清潔費(fèi)用等?！?培訓(xùn)師沒有進(jìn)行培訓(xùn)方案開發(fā)和培訓(xùn)指導(dǎo)活動(dòng)時(shí)的工資及費(fèi)用。（二） 培訓(xùn)師成本● 組織外部提供的培訓(xùn)培訓(xùn)師的課程費(fèi)用?！?參加現(xiàn)有的組織內(nèi)部培訓(xùn)課程的邊際成本。● 招聘和......More↓↓↓培訓(xùn)作為人力資源管理的重要職能，其重要性越來越為大多數(shù)的國內(nèi)企業(yè)所認(rèn)識(shí)。原因不外乎人力資源的價(jià)值尤其是核心員工的價(jià)值在日益變化市場環(huán)境中的越來越得到凸現(xiàn)，但是，高層次人力資源的供應(yīng)卻總是跟不上市場的需要，而且，培訓(xùn)作為培養(yǎng)企業(yè)文化，提高工作效率和員工滿意程度的手段也越來越被重視。因此，很多公司的經(jīng)營者都在預(yù)算中列支了大量的預(yù)算，希望人力資源管理部門能夠有充分的資金開展培訓(xùn)工作，為公司的經(jīng)營活動(dòng)提供充分的支持。但是，如何才能有效地組織培訓(xùn)工作，提高培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)的利用效率呢？人力資源管理部門往往缺乏有效的工具。這其中的困惑在于：1. 如何在公司戰(zhàn)略的指引下，分析公司需要的關(guān)鍵能力？2. 如何規(guī)范職務(wù)說明書中對崗位能力要求的描述，并為培訓(xùn)分析提供依據(jù)？3. 如何進(jìn)行準(zhǔn)確而有針對性的培訓(xùn)需求調(diào)查？4. 培訓(xùn)如何根據(jù)考核的結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整？如何才能使考核成為培訓(xùn)的依據(jù)？5. 如何客觀地評價(jià)培訓(xùn)的效果？上述問題的核心是，缺乏一種關(guān)于能力的參照系。因?yàn)槊總€(gè)人的對能力的理解都不相一致，能力的分析和描述具有很大的隨意性，不是一種嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)構(gòu)化的通用語言。由于這個(gè)原因，重點(diǎn)在于提高員工能力的培訓(xùn)工作也往往無的放矢了。那么有沒有一種很好的辦法來解決這個(gè)問題呢？答案是需要建立一個(gè)適合公司特點(diǎn)的關(guān)于能力的描述體系——也就是“能力體系”，并通過能力體系真正實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)為公司增加價(jià)值的效果。建立靜態(tài)的對于員工能力的一般性描述框架員工能力可以分為三類：第一類是基本技能，它根據(jù)公司業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同具有不同的定義，但基本上包括在這個(gè)公司工作所必須具備的基本的素質(zhì)能力，比如說計(jì)算機(jī)操作技能、外語技能、質(zhì)量意識(shí)、商務(wù)禮儀等；第二類是專業(yè)技能，是為了完成崗位任務(wù)的專業(yè)的知識(shí)和技能，如果把員工簡單分為行政人員、操作人員、研發(fā)人員、業(yè)務(wù)人員、管理人員等，每一類人員都有相應(yīng)的專業(yè)技能要求。比如行政人員需要有資料整理技能、公文寫作技能、溝通表達(dá)技能等。專業(yè)技能的定義是以員工專業(yè)分類為基礎(chǔ)的，員工專業(yè)分類越精細(xì)，專業(yè)技能的定義也越準(zhǔn)確，一般來說，它受到公司規(guī)模和人力資源管理水平的限制，公司規(guī)模越大，就越有機(jī)會(huì)進(jìn)行精確的定義。第三類是管理技能，它是為了提高工作效率和管理水平所需要的技能。管理技能是按崗位的級(jí)別來定義的，對于普通員工來說，一般需要交流溝通能力、時(shí)間管理能力、資料管理能力、壓力和工作沖突處理能力等，主管以上的管理人員可以根據(jù)管理者的角色來定義能力要求，管理者的角色分為規(guī)劃者、管理營運(yùn)者、溝通者、團(tuán)隊(duì)領(lǐng)袖、教練員、業(yè)務(wù)骨干，其中前五項(xiàng)都涉及到不同的管理技能要求（如表一）。表一：管理技能分類表上述技能，尤其是專業(yè)技能和管理技能具有不同的技能層次，一般分為知識(shí)信息、基礎(chǔ)應(yīng)用、高級(jí)應(yīng)用、專家指導(dǎo)四個(gè)層次，為了清晰地界定能力并實(shí)際應(yīng)用，應(yīng)針對每一種能力的不同技能層次作出清晰和詳盡的描述，保證這種描述對于員工、員工的上級(jí)管理人員、人力資源管理人員都是清晰明確的。描述的方式如表二所示。表二：技能定義表舉例根據(jù)戰(zhàn)略和年度經(jīng)營計(jì)劃對能力進(jìn)行分析，明確能力培養(yǎng)的重點(diǎn)公司戰(zhàn)略決定了公司需要什么樣的能力以及公司的核心能力應(yīng)該是什么。比如......More↓↓↓法律服務(wù)公司Latham ＆watkins的負(fù)責(zé)人羅伯特M戴爾認(rèn)為:"當(dāng)一個(gè)公司不能使新員工產(chǎn)生認(rèn)同感，長此以往，公司將會(huì)陷入困境之中?！币?yàn)檫@實(shí)際上阻絕了有才能的人加盟公司，一般來說，每增加一個(gè)人，部門內(nèi)部交流的需求將以指數(shù)增長。有時(shí)候一個(gè)人的加盟甚至引起整個(gè)團(tuán)隊(duì)的重組，產(chǎn)生全新的工作方式。所以，確立新員工的認(rèn)同感顯得尤為重要。確立新員工的認(rèn)同感需要時(shí)間和努力。如果不能使新員工順利融入整個(gè)團(tuán)隊(duì)中，他們就容易在工作中出差錯(cuò)，變得孤立,甚至與同事發(fā)生不必要的沖突。一些公司或許對員工采取自然淘汰的態(tài)度：合則留，不合則走人，而大多數(shù)公司是經(jīng)不起人員頻繁進(jìn)出的折騰。總之，公司并不是僅僅雇傭一個(gè)溫?zé)岬能|體，而是接受一個(gè)新伙伴，或者有可能成為新伙伴的人融入公司的大家庭中。只要付出心智和細(xì)心，并采取一些切實(shí)的步驟，是完全可以確立新員工的認(rèn)同感，從而避免使公司陷入留不住新人的境地。確立新員工的認(rèn)同感可采取以下步驟：一、 經(jīng)營好初期印象初期印象是至關(guān)重要的。要設(shè)計(jì)一套定位方案，當(dāng)新員工一到公司后即開始啟動(dòng)，向其提供相關(guān)信息。其中最重要的一條原則就是向新員工介紹老員工，同時(shí)向老員工介紹新員工。有一家公司歡迎新員工的方法很特別；為新員工拍照片，將他們的照片貼在一張大紙上，同時(shí)寫上新員工的兩句話：第一句是我最滿意的成就，第二句是我最重要的事務(wù)。這張紙?jiān)谌w成員的例會(huì)上展示。另一家公司采取由部門領(lǐng)導(dǎo)向老員工提供簡易備忘錄的辦法來歡迎新員工，效果很好。這份備忘錄包含新員工的相關(guān)信息(如出生地、所在崗位、學(xué)歷、辦公地點(diǎn)等)，當(dāng)新員工上班后，大家都了解新員工的相關(guān)情況，大家相互問候，自然感到氣氛融洽。二、給予支持新員工需要清晰地了解組織對他的期望。需要有人把他們介紹給那些能對其完成工作有幫助的人，需要有人向他們介紹有關(guān)設(shè)備和系統(tǒng)的使用方法，需要有人帶他們了解公司的設(shè)施情況。這需要熱心和需要時(shí)間。團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)有責(zé)任組織安排人做這些工作。一家咨詢公司的高層領(lǐng)導(dǎo)專門安排一名人事協(xié)調(diào)員，其任務(wù)就是在新員工進(jìn)入公司的最初幾天實(shí)行一對一的幫助。例如教新員工使用電話系統(tǒng)，向他們介紹公司的資源狀況，向他們示范如何進(jìn)入公司的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，向新員工介紹他們將與之打交道的人，介紹辦公用餐規(guī)定以及回答許多表面上十分瑣碎的問題。這些問題一般人是不愿意問隔壁辦公室的人的。三、讓他們感到自身的價(jià)值高水準(zhǔn)的內(nèi)部培訓(xùn)項(xiàng)目不僅培養(yǎng)新員工所需技能，同時(shí)也給新員工發(fā)出明確的信息，即公司關(guān)心員工的職業(yè)生涯發(fā)展，并且愿意在他們身上投資。一位公司領(lǐng)導(dǎo)感慨地說： “公司客戶的質(zhì)量和我們公司員工的素質(zhì)常常是新員工決定去留的關(guān)鍵因素?！边@位領(lǐng)導(dǎo)說，他們公司在每一名新員工來到的第一天早上都要舉行特別會(huì)議。這使整個(gè)團(tuán)隊(duì)有機(jī)會(huì)與新員工討論其原有的客戶與公司的關(guān)系，以及新員工原有客戶中哪些公司有可能成為公司的客戶。有時(shí)候新雇員會(huì)帶來一些可以應(yīng)用的新方法、新經(jīng)驗(yàn)。如果這些新方法確實(shí)有益的話，那么不要猶豫，立刻把這些新方法使用到公司的銷售計(jì)劃或公司內(nèi)部的培訓(xùn)課程中。新雇員在與本公司不同環(huán)境、不同客戶的工作中積累了大量經(jīng)驗(yàn)，這些經(jīng)驗(yàn)常常能給本公司帶來新的活力。新方法的使用，使新員工有了成功的經(jīng)歷，這有助于新員工樹立工作的信心，對企業(yè)產(chǎn)生認(rèn)同感，也讓新員工的同事對其工作能力抱有信心。四、提供交往的機(jī)會(huì)定位方案應(yīng)確保新員工的個(gè)性、價(jià)值觀等整個(gè)融入到企業(yè)文化中，并有助于新員工在新的工作環(huán)境中建立可以支持他們不斷成功的職業(yè)關(guān)系。這需要交往，需要團(tuán)隊(duì)合作。誰該為新員工舉辦一些有組織的午餐會(huì)、晚餐會(huì)或其它類似活動(dòng)呢?通常，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)責(zé)無旁貸地組織這類社交活動(dòng)，為新員工與老員工發(fā)展個(gè)人關(guān)系、職業(yè)關(guān)系提供交流場合。現(xiàn)在，不少公司通過組織舞會(huì)，組織體育比賽等活動(dòng)，一方面豐富公司文化內(nèi)涵，另一方面擴(kuò)大公司成員交往范圍。同時(shí)豐富多彩的公司社交活動(dòng)，增強(qiáng)了公司的吸引力，也十分有助于確立新員工的認(rèn)同感。五、交流，交流再交流通常，重視內(nèi)部交流的公司易于留住員工，有一家公司每年都要搞一次內(nèi)部調(diào)查（調(diào)查對象包括新員工以及后勤人員），給員工一個(gè)說話的機(jī)會(huì)。調(diào)查結(jié)果讓公司所有人分享。這家公司領(lǐng)導(dǎo)通過雙向反饋程序來評估調(diào)查結(jié)果。借此凝聚力量，得到富有建設(shè)性的意見。公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，調(diào)查的真正價(jià)值在于常年堅(jiān)持，在于從調(diào)查中產(chǎn)生出好的建議，在于使全體成員監(jiān)督公司不斷進(jìn)步。如果一家公司有一位富有感染力的充滿激情的領(lǐng)導(dǎo)者，那么這家公司將是充滿希望的。一位中西部的公司領(lǐng)導(dǎo)，每周一給公司每一位員工發(fā)一封早晨好的聲音電子郵件，同時(shí)介紹新雇員，宣布特殊的成就，客戶狀況及發(fā)展情況。電子郵件和內(nèi)部消息對新員工來說是公司文化熏陶，對老員工則是很好的清新劑?？傊?，如果你相信公司的效益要靠人才和技能，那么確立新員工的認(rèn)同感并使之扎根企業(yè)就是一條很有效的人力資源戰(zhàn)略，吸收優(yōu)秀人才，幫他們成功，花一點(diǎn)時(shí)間讓他們?nèi)谌虢M織并成為其中一員，是十分明智的。如果新員工不能對企業(yè)產(chǎn)生認(rèn)同，常常是因?yàn)槠髽I(yè)忽略了對新員工認(rèn)同感的培養(yǎng)。