“云物移大智”下新OA鋒芒畢露

在企業(yè)管理信息化領(lǐng)域，OA系統(tǒng)(辦公自動化系統(tǒng))是企業(yè)管理信息化建設(shè)的重要基石，是一個以人為本，面向全員使用，落實企業(yè)管理制度流程的核心管理信息系統(tǒng)。如今，OA系統(tǒng)正與“云物移大智”(即云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、智慧城市)五大技術(shù)充分結(jié)合，不斷創(chuàng)新。

從上個世紀90年代初開始至今，隨著軟硬件技術(shù)的發(fā)展，OA不斷發(fā)展，主要經(jīng)歷了以下幾個階段：電子文件處理，基于Office辦公軟件的電子化文件處理，主要特點是電子化;C/S聯(lián)機處理，采用客戶機/服務(wù)器的方式處理辦公文件，主要特點是網(wǎng)絡(luò)化;B/S協(xié)同辦公，采用瀏覽器技術(shù)，將Internet和Intranet結(jié)合起來，實現(xiàn)協(xié)同化辦公，主要特點是流程化、協(xié)同化;集團化辦公管控，實現(xiàn)企業(yè)多層級的辦公管理信息化，落實和固化企業(yè)的辦公管理流程，主要特點是集團化、集成化。

當(dāng)前，OA系統(tǒng)正在和“云物移大智”五大新技術(shù)充分結(jié)合，不斷創(chuàng)新。

云計算輕松滿足集中管控需求

目前，大型集團型企業(yè)已經(jīng)開展了云計算的落地工作，主要體現(xiàn)在IaaS層的云化。大部分企業(yè)都在探索私有云、公有云、混合云的架構(gòu)設(shè)計。其實對于軟件來說，部署在公有云還是私有云上差異并不是很大，主要是要區(qū)分業(yè)務(wù)特性、數(shù)據(jù)的安全性、TCO等。

未來大型集團型企業(yè)的OA將主要采用“混合云”部署方式。

合云架構(gòu)能夠快速整合企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)和新的系統(tǒng)，滿足用戶不同級別的安全要求，合理配置資源，將涉密流程與公共服務(wù)完美整合。比如，涉及企業(yè)核心的業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵數(shù)據(jù)的應(yīng)用，建議構(gòu)建在企業(yè)內(nèi)部的私有云上;對于數(shù)據(jù)安全性要求較低、應(yīng)用范圍較廣、功能標準化的應(yīng)用可以構(gòu)建在公有云上，如會議管理、車輛管理等。當(dāng)然，不論采用私有云還是公有云架構(gòu)，一定要從采購、實施、運維和人員等方面算好經(jīng)濟賬。

OA的體系架構(gòu)建設(shè)，需要重點關(guān)注PaaS層的能力。

PaaS層能力的構(gòu)建需要采用平臺化思想。通過建立技術(shù)組件、業(yè)務(wù)組件的平臺能力，實現(xiàn)真正的SOA松耦合結(jié)構(gòu)。要在SaaS層滿足企業(yè)的個性化需求難度較大，但是可以通過通用服務(wù)組件的SaaS化來實現(xiàn)，如考勤、出差和報銷等。隨著企業(yè)集中管控需求的提升，共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)組件也可以嘗試實現(xiàn)SaaS化，如人力資源共享、財務(wù)共享和集中采購等。集團型企業(yè)下屬單位的應(yīng)用可通過采用類租戶的方式實現(xiàn)分權(quán)、分域的管理。

物聯(lián)網(wǎng)將員工和設(shè)備聯(lián)動起來

物聯(lián)網(wǎng)為軟件應(yīng)用打開了全新的視野。對于OA系統(tǒng)來說，物聯(lián)網(wǎng)不但能夠?qū)⒕€上、線下的業(yè)務(wù)進行有機結(jié)合，還能將員工和辦公設(shè)備聯(lián)動起來。

在辦公管理領(lǐng)域，我們經(jīng)常遇到“線上線下兩層皮”的情況，通過物聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)，我們可以將辦公的線下和線上進行有機結(jié)合。

比如，利用二維碼技術(shù)，在公文管理過程中，公文可以和智能文件交換柜進行集成，實現(xiàn)線上線下緊密連接;報銷審批的單據(jù)自動生成條形碼或者二維碼，通過掃描自動將信息提取或者關(guān)聯(lián)，可以極大地提高效率和準確性。

應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)智能化的辦公場景，以手機作為員工的身份標示，可以將辦公環(huán)境中的設(shè)備和員工緊密關(guān)聯(lián)和聯(lián)動起來。

員工進入企業(yè)辦公區(qū)域，通過手機可以“刷一刷”即可完成門禁驗證，系統(tǒng)獲取員工身份以后，實現(xiàn)考勤、分配網(wǎng)絡(luò)訪問的權(quán)限;需要召開會議時，系統(tǒng)會發(fā)送會議邀請至員工手機，推送會議資料，同時開通員工通往會議區(qū)域的門禁權(quán)限;進入會議室后，員工可以通過平板電腦連接視頻會議系統(tǒng)，與同事遠程共享PPT演示材料，連接工廠設(shè)備的實時數(shù)據(jù)，連接現(xiàn)場的攝像頭數(shù)據(jù)，實時決策。

移動互聯(lián)網(wǎng)豐富協(xié)同應(yīng)用場景

OA系統(tǒng)已經(jīng)和移動互聯(lián)網(wǎng)進行了有效的結(jié)合，這種結(jié)合不僅能夠支持員工隨時隨地方便地辦公，還能催生更多的協(xié)同應(yīng)用場景。

目前辦公自動化系統(tǒng)幾乎都默認支持移動端，正所謂“MobileFirst”(移動優(yōu)先)。

現(xiàn)在大部分OA系統(tǒng)都支持移動端應(yīng)用。未來用戶在應(yīng)用OA系統(tǒng)時還可能拋棄PC端，所有的操作都在平板電腦或者手機上完成。當(dāng)然，移動化還面臨很多問題，需要通過EMM、移動門戶、移動開發(fā)平臺等來解決。

移動設(shè)備上的OA應(yīng)用與OA系統(tǒng)緊密融合，構(gòu)建各種協(xié)同應(yīng)用場景。

比如，員工通過手機填寫出差申請，領(lǐng)導(dǎo)移動審批后，系統(tǒng)直接連接在線平臺完成機票預(yù)定，并主動根據(jù)行程安排專車公司的接送服務(wù)，最后自動將對賬單返回企業(yè)進行核算。

大數(shù)據(jù)讓辦公更加智能

大數(shù)據(jù)可以為OA系統(tǒng)提供數(shù)量指標、效率指標和質(zhì)量指標，從而為企業(yè)優(yōu)化管理、提升辦公效率提供有用的依據(jù)。

對于辦公自動化系統(tǒng)，關(guān)注數(shù)據(jù)分析非常重要。

OA系統(tǒng)原來的關(guān)注點主要是系統(tǒng)功能、用戶體驗、系統(tǒng)性能、靈活性等，而很少關(guān)注到數(shù)據(jù)。其實OA系統(tǒng)中存在海量的管理數(shù)據(jù)，包括結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。如果沒有加以有效利用，這些毫無價值;如果能對其有效分析，這些數(shù)據(jù)就可以為管理優(yōu)化和改進提供重要的依據(jù)。這些依據(jù)主要包括數(shù)量指標、效率指標和質(zhì)量指標：數(shù)量指標，指的是在指定時間內(nèi)發(fā)起的流程數(shù)或辦結(jié)流程數(shù);效率指標，指的是流程平均辦理時長、節(jié)點平均辦理時長、流程超時數(shù)或超時率、環(huán)節(jié)超時數(shù)或超時率和節(jié)點使用率;質(zhì)量指標，指的是流程被駁回次數(shù)或被駁回率。

基于大數(shù)據(jù)構(gòu)建OA系統(tǒng)的“認知”能力。

大數(shù)據(jù)不僅是指事后的數(shù)據(jù)分析，還要充分利用數(shù)據(jù)資源，發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律。在辦公應(yīng)用場景中，大數(shù)據(jù)可以助力企業(yè)構(gòu)建認知能力，為員工設(shè)置個人辦公助手。辦公助手將對每天的個人郵件/待辦審批進行智能化分析，找出最緊急且重要的郵件或待辦審批，并對下一步行動給出建議;辦公助手將為員工合理安排一天的日程;辦公助手將從網(wǎng)狀的多渠道的溝通會話中梳理關(guān)鍵線索;辦公助手將成為“指尖的專家”，從企業(yè)的知識網(wǎng)絡(luò)中智能地尋找出員工所需要的專家和業(yè)務(wù)知識。

智慧辦公支持一體化管理

智慧城市的核心是將城市零散的系統(tǒng)以一種協(xié)作的方式相互銜接。對于智慧辦公來說，核心理念是類似的，以人為中心，將與辦公相關(guān)的各類資源進行協(xié)作化整合。

從業(yè)務(wù)角度看，智慧辦公將實現(xiàn)端到端的業(yè)務(wù)流程，體現(xiàn)業(yè)務(wù)的完整性，實現(xiàn)“一站式”辦公。

例如，對于企業(yè)的辦公督辦管理，智慧辦公能夠構(gòu)建以事務(wù)驅(qū)動為中心的辦公管理體系，實現(xiàn)“文、會、事”一體化管理;在項目管理環(huán)節(jié)，實現(xiàn)項目預(yù)算、招投標、采購、合同、付款、驗收的全過程貫通化管理。

從技術(shù)的角度看，智慧辦公場景將可以濃縮在一個智能設(shè)備上，80%的業(yè)務(wù)操作在移動設(shè)備上完成。

在員工的辦公App中構(gòu)建消息中心、工作中心、自服務(wù)中心、協(xié)作中心。個人辦公以員工為核心，實現(xiàn)“工作找人”，將與員工相關(guān)的業(yè)務(wù)應(yīng)用聚合起來，實現(xiàn)“一站式”便捷辦公，支持企業(yè)的扁平化管理和社交化協(xié)同。

當(dāng)前我國的百強企業(yè)，特別是央企正在不斷地開展管理模式的創(chuàng)新。OA系統(tǒng)將充分結(jié)合“云物移大智”技術(shù)，為企業(yè)的管理創(chuàng)新構(gòu)建穩(wěn)定的基石。