企業(yè)各崗位人數(shù)比例

【專家解說】：定崗定員是一項最為基礎的人力資源管理工作，在企業(yè)組織結構確定之后，緊接著的問題就是各部門內崗位設置以及崗位人員數(shù)量的問題，只有在崗位設置確定后工作分析才可能進行。為何這樣一項基礎性工作卻遭遇如此困境呢，如何正確理解定崗定員的含義，應該遵循怎樣的原則、考慮哪些因素，定崗定員工作的基本步驟和方法有哪些呢? 定崗定員是指在企業(yè)組織結構確定的條件下，采用科學方法確定企業(yè)崗位設置和各崗位人員數(shù)量的過程。在企業(yè)中一般包括定崗、定編、定員。此外，還存在雙定管理的稱謂，是指勞動定額管理和定員管理。但這些概念具有一定的模糊性，在實際工作中要根據(jù)具體情況分析確定定崗、定員的具體指向。 組織結構確定之后，如何實現(xiàn)業(yè)務流程的高效運作和部門職責的有效達成可謂首要問題，專業(yè)化分工則是實現(xiàn)這一目標的基本方法。因此，從分工角度看，定崗就是將部門職責和流程中相同或類似的一系列任務固定的由一個或一組人完成。定崗的本質是分工，而定員則是在分工的基礎上追求提高效率、降低成本。因而，崗位就是一系列相關聯(lián)的工作任務的集合。 定崗也就是按照專業(yè)化原則將一個整體分解為若干部分，然后將性質相同或類似的任務合并為一個崗位。每一組相同或類似任務構成一個崗位，但構成不同崗位的一組工作的總量卻可能存在差異，有的一組任務可能需要多個人完成，有的一組任務則可能還不能滿足單個人每個工作日的工作量，更為重要的是需要合理統(tǒng)籌各項工作之間的比例關系，這時就產生了定員問題。定員就是為每個崗位匹配相應的工作人員，并保持各個崗位之間工作進度的協(xié)調。 可見，定崗定員是一個相對的概念。定崗定員必然是根據(jù)企業(yè)實際情況(包括業(yè)務流程、技術條件、員工素質等)進行設計的，正是由于這個原因，世界上不存在絕對的定崗定員模式，尤其是管理人員的定崗定員問題，因而定崗定員也成了一個普遍性難題。 定員的基本步驟和方法 企業(yè)定員的兩種不同方式 一種是自下而上的逐級匯總，一種是自上而下的逐級分解。據(jù)一般經(jīng)驗來看，自下而上方式往往由于缺乏總體規(guī)模限制而虛夸定員，最終仍要由公司高層強力壓縮定員。因此，自上而下方式從一開始就確定企業(yè)總體規(guī)模，并逐次分解，強調企業(yè)總規(guī)模和部門總規(guī)模對崗位定員作為崗位定員的總體限制，這樣能使各部門自覺按合理水平確定定員。 同時，任何企業(yè)都存在一個人員總體規(guī)模限制的問題，其極限是企業(yè)盈虧平衡點所決定的人工成本占企業(yè)總銷售額的比重。 確定定員的步驟 1.確定一線業(yè)務人員總規(guī)模。企業(yè)業(yè)務人員直接為客戶提供服務或制造產品，因此可以根據(jù)企業(yè)業(yè)務規(guī)?；虍a量等量化因素較為直接的得到。具體方法如下: (1)根據(jù)設備定員。對于生產企業(yè)，每臺設備都存在額定的看管定額或操作機位，例如，紡織企業(yè)紡織工人數(shù)量的確定是根據(jù)紡織機看管定額水平確定的，計算方法如下:崗位定員=設備臺數(shù)(臺)/ 看管定額(臺/人)。 其他生產企業(yè)，可按照生產線設計時確定的機位來確定生產人員定員，比如印刷企業(yè)某型號凹印機額定人員定額為3人，即必須由3人才能開動，這實際上也是看管定額之一種。 (2)對于服務類企業(yè)，生產人員與服務對象之間則存在相對穩(wěn)定的比例關系，以餐飲企業(yè)為例，就餐人數(shù)和服務人員存在一定比例，按此比例則可計算出服務人員規(guī)模。 (3)按照勞動效率定員。根據(jù)企業(yè)總的設計產量和一般的人均勞動效率，則可計算出生產人員總量，如在一定的自動化水平下，煤礦企業(yè)存在人均產煤量的指標。 (4)按照人工成本定員。還有一種情況，可以按照人工成本定員，如上面談到的煤礦企業(yè)，可以用百萬噸煤人工成本含量計算出生產人員總量。 一般來說，生產崗位定員是最方便量化計算的，也是最容易達成一致的。利用以上方法，可以直接計算出不同崗位生產人員的定員標準。 2.確定管理人員總規(guī)模。管理人員與生產崗位定員之間存在一定的比例關系，這種比例關系一般隨行業(yè)不同而不同，一般來說，勞動越密集則管理人員所占比例越低，而資本和智力越密集則所占比例越高。每個行業(yè)都存在一個適宜的比例范圍，企業(yè)可參考行業(yè)標桿企業(yè)、平均水平和自身情況合理確定該比例。 3.按照部門崗位設置，在各職能部門中合理分配管理人員總定員。在管理人員總定員確定后，按照組織結構確定的部門設置，將總定員分配到各部門中去?？捎扇肆Y源部門代表企業(yè)定員工作小組提出一個討論草案。分配原則如下:對于人力資源部門，可按照員工數(shù)量的一定比例確定;對于財務部門，可主要考慮公司業(yè)務數(shù)量決定的財務工作量;對于銷售部門，可按公司銷售模式確定銷售區(qū)域管理方式確定; 對于行政部門，可按照員工數(shù)量的一定比例確定;其中，研發(fā)部門較為特殊，具有一定的獨立性，主要取決于企業(yè)的研發(fā)策略和研發(fā)投入。同時，各部門之間注意保持合理的定員比例關系。 4.遴選定員專家，成立定員委員會，采用德爾斐法適當調整部門總定員。定員專家由公司高層、各部門經(jīng)理、外部行業(yè)專家組成。 將上述計算過程及結果以簡明的列表方式呈現(xiàn)給各位內部專家，讓其背靠背地按個人意見適當進行調整，并指明調整的理由;人力資源部在意見收集后作綜合處理，然后反饋給各位專家，第二輪征求意見。根據(jù)意見的一致程度，一般在兩輪后即可組織面對面的座談會，由各位專家公開發(fā)表意見，進行討價還價。 最后即可得到達成一致的各部門定員總數(shù)。在進行定員總數(shù)核定時，應考慮到出勤率的因素，為員工正常的事假、病假留出合理的空間，出勤率可參考企業(yè)歷史數(shù)據(jù)確定。 5.由各部門按照崗位設置將總定員分解為崗位定員。逐層分解的過程為各職能部門內部崗位定員勾勒出越來越清晰的框架，實際上在部門定員確定之后，崗位定員確定難度大大降低。具體方法如下: (1)流程分析法:根據(jù)崗位所包含流程的總工作量確定各崗位定員。 (2)職責分析法:根據(jù)崗位職責數(shù)量確定崗位定員。 實際上，這些兩種方法都是主觀分析方法，但在部門定員確定的前提下，各部門負責人完全有能力根據(jù)流程和職責兩因素合理確定崗位定員。部門負責人之所以不愿意去合理確定定員的原因在于，一是沒有部門總定員數(shù)的限制，存在增加部門編制的博弈心理，二是部門層面沒有壓縮成本的自我約束動機，這將在下文中討論。 6.定員的最終確定。在分解部門定員的時候，可能產生定員核定數(shù)不盡合理的問題，需要重新核定部門總定員;還有就是要對分解到崗位的結果進行總體分析，并最終確定。 至此，定員全過程基本完成。 定員的注意事項 1.持續(xù)積累定員數(shù)據(jù)，為定員提供支持。行業(yè)數(shù)據(jù)和本企業(yè)歷史數(shù)據(jù)是企業(yè)定員最有力的依據(jù)，但是很多企業(yè)卻缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)積累，因而給定員工作帶來一定障礙。人力資源部門應特別注意相關歷史數(shù)據(jù)和行業(yè)數(shù)據(jù)的搜集和積累，從而為企業(yè)核定定員提供支持。 2.正確認識定員的意義，爭取企業(yè)高層的重視和支持。在成本成為企業(yè)生死線的今天，定員顯得益發(fā)重要，要從企業(yè)競爭力的高度認識定員的重要性。因此，企業(yè)高層的重視和支持是定員成功必不可少的要素。 3.運用公開透明的決策程序，使各部門充分發(fā)表意見。人力資源部門往往成為企業(yè)定員中的眾矢之的，各部門將人力資源部門看作壓縮定員的砍刀，原因之一是定員過程中沒有給相關部門發(fā)表意見的機會，使之被動接受定員結果。人力資源部門應當強化定員程序的公開透明，使各部門積極參與到定員中，充分發(fā)表意見，變暗箱決策為公開博弈。 4.通過規(guī)則設計，使各部門具有自我約束動力。依靠外界約束，只能壓縮和抑制定員膨脹的速度，而無法真正保持合理的定員水平，這是因為各部門缺乏自我約束的動力。劃小核算單位，或者進行模擬獨立核算，從形式上使各部門成為自我約束的實體是形成良性定員機制的有效途徑。 比如，對于銷售部門實行模擬獨立核算，向其支付銷售費用和適當?shù)匿N售額提成比例，由其內部控制定員數(shù)量，則可有效地控制其定員。對于諸如人力資源部等難以實現(xiàn)獨立核算的部門，也應從定員增長與工資增長幅度之間的制約關系上著手使之具有合理確定定員的動力，即如果在增加定員的前提下，年度工資增長幅度必須相對調低，或者只能和上年度持平，除非企業(yè)規(guī)模擴張階段下的定員自然增長。 5.正確認識量化標準和主觀經(jīng)驗的作用。定員絕對不可能完全量化，主觀經(jīng)驗起著重要作用，所以不要盲目相信量化，過度量化可能是有害的，采用合理的程序如德爾斐法等使主觀經(jīng)驗公開表達，非但不會影響客觀性，反而有利于定員的合理確定，其關鍵在于公開。 6.定員是一個持續(xù)調整過程。環(huán)境是不斷變化的，企業(yè)定員也是必然是不斷調整的，因此沒有一勞永逸的定員標準，人力資源部門要做好定員維護工作，及時發(fā)現(xiàn)問題，并根據(jù)企業(yè)狀況適時調整。 定崗定員是世界各種組織中普遍存在的問題，它沒有固定的模式，也沒有統(tǒng)一的標準，只有適用的才是最好的。因此，這是一個不斷探討、常談常新的問題。