什么是人力資源管理信息系統(tǒng)(HRMIS)

【專家解說】：1.澄清認(rèn)識，規(guī)劃為先 HRMIS是信息技術(shù)與人力資源戰(zhàn)略、方法的融合，即信息技術(shù)對HRM的滲透而產(chǎn)生的戰(zhàn)略與方法再造，因此它絕對不是純粹的 IT 項目。企業(yè)應(yīng)利用信息技術(shù)來推動完善人力資源管理體系，將HRMIS規(guī)劃與其他IS規(guī)劃一道納入企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)制定的過程，從企業(yè)人力資源戰(zhàn)略與信息技術(shù)戰(zhàn)略全局的高度出發(fā)，才能應(yīng)對企業(yè)人力資源管理環(huán)境的變化，從而提高HRMIS實施的成功率和服務(wù)水平，延長系統(tǒng)應(yīng)用的生命周期。合理的HRMIS規(guī)劃可以參照以下步驟進(jìn)行： 1.1 成立規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)小組并組織相關(guān)培訓(xùn) HRMIS規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)該由組織的主要決策者之一負(fù)責(zé)，其成員包括人力資源部門與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)骨干、人力資源管理專家和系統(tǒng)分析設(shè)計人員，通過培訓(xùn)使其了解HRMIS相關(guān)專業(yè)知識并掌握制定HRMIS規(guī)劃的方法。 1.2 全面收集和整理規(guī)劃信息 進(jìn)行HRMIS規(guī)劃時需要使用的信息包括人力資源管理政策信息、勞動力市場信息和現(xiàn)有人力資源結(jié)構(gòu)信息，通過對這些數(shù)據(jù)和信息的歸類和匯總，為HRMIS的規(guī)劃準(zhǔn)備好“原材料”。 1.3 確定規(guī)劃性質(zhì)和期限 HRMIS規(guī)劃需要根據(jù)組織規(guī)模、管理規(guī)范化程度以及產(chǎn)品/勞動需求等基本情況確定規(guī)劃的年限和具體的方法，以明確規(guī)劃的性質(zhì)和適用范圍，進(jìn)而合理地選用規(guī)劃輔助工具或軟件。 1.4 約束條件分析 對HRMIS的目標(biāo)、開發(fā)方法、功能結(jié)構(gòu)及財務(wù)狀況等逐個進(jìn)行分析后，根據(jù)組織自身的財力、人力及物力等諸資源的現(xiàn)狀和限制，將HRMIS建設(shè)的約束條件一一定義出來，為其目標(biāo)的制定識別障礙。 1.5 明確目標(biāo)和基本結(jié)構(gòu) 確定HRMIS的建設(shè)目標(biāo)，諸如應(yīng)具備的功能、項目服務(wù)范圍和項目建設(shè)質(zhì)量等，給出其初步形態(tài)和基本框架，為項目的分析和設(shè)計指明方向。 1.6 擬定開發(fā)方案 選定優(yōu)先建設(shè)的子項目，確定項目建設(shè)的總體順序，制定較為詳細(xì)的開發(fā)策略，明確具體的開發(fā)方法，估計項目成本和人員需求并列出建設(shè)進(jìn)度表。 2.詳細(xì)調(diào)查，全面分析 HRMIS的建設(shè)無論采用信息系統(tǒng)開發(fā)常用的結(jié)構(gòu)化方法、原型方法還是面向?qū)ο蠓椒?，對系統(tǒng)的分析都是必不可少的環(huán)節(jié)。HRMIS分析就是對要建設(shè)的項目進(jìn)行系統(tǒng)的、結(jié)構(gòu)化的研究，分析HRM過程并提出優(yōu)化和改進(jìn)的思路和邏輯方案/模型，解決“做什么”的問題?，F(xiàn)代系統(tǒng)工程的方法論為我們提供了系統(tǒng)分析的科學(xué)步驟和工具： 2.1 項目建設(shè)的可行性分析 HRMIS可行性分析的內(nèi)容主要包括：人力資源管理人員對項目建設(shè)的態(tài)度和管理方面的條件是否滿足，當(dāng)前項目建設(shè)隊伍的能力能否滿足系統(tǒng)需求，項目建設(shè)經(jīng)費能否及時到位，項目的經(jīng)濟(jì)效益能否達(dá)到或超過支出等。此外，可行性分析的結(jié)論應(yīng)明確指出項目建設(shè)是立即進(jìn)行、暫緩?fù)ㄟ^還是根本不行，為后續(xù)工作指明道路。 2.2 業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)的調(diào)查和分析 項目建設(shè)的可行性通過分析驗證后，就應(yīng)該對人力資源管理部門的結(jié)構(gòu)、職能和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查和分析，在此過程中可以借助組織結(jié)構(gòu)圖、管理功能圖和業(yè)務(wù)流程圖等圖形分析工具或相關(guān)軟件描述相關(guān)靜態(tài)或動態(tài)的管理信息，了解組織內(nèi)人力資源的基本情況，以發(fā)現(xiàn)其不合理甚至錯漏之處，進(jìn)而為優(yōu)化業(yè)務(wù)提供條件。為了有效地引入信息技術(shù)輔助管理，還應(yīng)借助數(shù)據(jù)流程圖、數(shù)據(jù)字典、判斷樹/表等工具將管理數(shù)據(jù)和處理過程抽象地獨立出來，發(fā)現(xiàn)并解決數(shù)據(jù)流通中的問題，為后階段建立人力資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和設(shè)計相關(guān)功能模塊處理過程奠定基礎(chǔ)。 2.3 系統(tǒng)化分析 在對組織原有的管理業(yè)務(wù)流程、管理職能、數(shù)據(jù)及處理過程等做了詳細(xì)描述和認(rèn)真分析以后，就可在此基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)化的分析以確定HRMIS的功能子系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)資源分布、數(shù)據(jù)處理流程和數(shù)據(jù)處理方式。本階段的工作可以使用系統(tǒng)化的聚類分析方法——功能/數(shù)據(jù)分析法，通過建立U/C矩陣，檢驗HRM數(shù)據(jù)的正確性、完整性、一致性和無冗余性，進(jìn)而確定系統(tǒng)的邏輯功能、模塊劃分和數(shù)據(jù)資源分布狀況。 2.4 邏輯方案的建立 邏輯方案是指經(jīng)過系統(tǒng)分析和優(yōu)化后，系統(tǒng)擬采用的管理模型和數(shù)據(jù)處理方法，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程及業(yè)務(wù)處理工作方式；系統(tǒng)的數(shù)據(jù)指標(biāo)體系、數(shù)據(jù)流程及計算機(jī)部分描述；系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)資源分布方式；系統(tǒng)在各業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)擬采用的模型或算法；配套的管理制度和運行體制；開發(fā)資源和時間進(jìn)度估計等。由于邏輯方案不同于計算機(jī)配置和軟件結(jié)構(gòu)模型等實體結(jié)構(gòu)方案，因此在構(gòu)思階段要保留一定的柔性。 系統(tǒng)分析階段必須形成分析報告，其內(nèi)容主要包括人力資源部門基本情況簡述、系統(tǒng)目標(biāo)和開發(fā)的可行性、現(xiàn)行管理狀況及系統(tǒng)的邏輯方案。報告形成后，規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)小組必須對邏輯方案進(jìn)行嚴(yán)密論證，盡可能發(fā)現(xiàn)其中的問題和疏漏，對有爭論的地方應(yīng)重新核實資料或深入研究，哪怕推倒重來也在所不惜。 3.系統(tǒng)設(shè)計，科學(xué)選型 HRMIS系統(tǒng)設(shè)計/選型的實質(zhì)是在系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)總體設(shè)計和物理設(shè)計，建設(shè)項目的物理模型，解決“怎么做”的問題。本階段可以參照系統(tǒng)工程理論中結(jié)構(gòu)化的設(shè)計方法： 3.1 總體結(jié)構(gòu)設(shè)計 總體結(jié)構(gòu)設(shè)計就是對系統(tǒng)總體框架和可利用的資源進(jìn)行的宏觀的設(shè)計和規(guī)劃，主要工作是功能結(jié)構(gòu)設(shè)計和系統(tǒng)流程設(shè)計。以結(jié)構(gòu)化和模塊化的思想為指導(dǎo)，借助功能結(jié)構(gòu)圖和系統(tǒng)流程圖，可以將系統(tǒng)分解為功能單一但相互聯(lián)系的模塊，并詳細(xì)描述出各模塊之間的數(shù)據(jù)關(guān)系，用于表述系統(tǒng)處理過程的大致設(shè)想。 3.2 代碼設(shè)計 代碼設(shè)計是利用數(shù)字、字母或相關(guān)符號的組合來替代各類不同形式的管理信息，便于后面的計算機(jī)處理。通過設(shè)置信息的分類、編碼和校驗機(jī)制，可以在系統(tǒng)和使用者之間提供一種規(guī)范的、高效的交流工具，從而使很多的計算機(jī)處理變得十分方便和簡單。 3.3 物理配置設(shè)計 此項工作就是在綜合衡量系統(tǒng)性能指標(biāo)的基礎(chǔ)上，合理選擇計算機(jī)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)并明確計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)。在配置物理設(shè)施時，首先要注意嚴(yán)格依據(jù)規(guī)劃和分析的結(jié)果決定系統(tǒng)配置，其次要考慮設(shè)計方案實現(xiàn)的可能性和技術(shù)的可靠性。 3.4 輸入輸出設(shè)計 I/O設(shè)計是系統(tǒng)與用戶之間交互的紐帶，決定著人機(jī)交互的效率和效果，因此絕不能等閑視之，其內(nèi)容主要涵蓋I/O內(nèi)容設(shè)計、格式設(shè)計、方式設(shè)計、設(shè)備設(shè)計及用戶界面設(shè)計等。 3.5 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫設(shè)計 本階段的設(shè)計任務(wù)就是根據(jù)數(shù)據(jù)的用途、使用要求、安全保密規(guī)定等特性決定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、載體和權(quán)限等一系列的問題。在設(shè)計過程中，首先應(yīng)該利用規(guī)范化模式和關(guān)系數(shù)據(jù)模型設(shè)計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)指標(biāo)體系和數(shù)據(jù)庫的關(guān)系結(jié)構(gòu)，然后確定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)據(jù)資源分布，最后定義數(shù)據(jù)安全保密級別和權(quán)限。 3.6 模塊功能與處理過程設(shè)計 系統(tǒng)設(shè)計的最后一步，也是涉及具體業(yè)務(wù)處理過程最詳細(xì)的一步，是編寫程序?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。結(jié)合前階段的分析和設(shè)計成果，使用層次模塊結(jié)構(gòu)土、HIPO圖、結(jié)構(gòu)化算法描述語言等工具，具體設(shè)計出系統(tǒng)所有模塊的功能和處理過程、步驟及相互之間的連接方式。 設(shè)計工作結(jié)束后，要提交系統(tǒng)設(shè)計報告，其內(nèi)容主要包括系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)圖、系統(tǒng)分類編碼方案、系統(tǒng)設(shè)備配置圖、I/O設(shè)計方案、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)圖、系統(tǒng)處理流程圖和設(shè)計方案說明。系統(tǒng)設(shè)計報告是設(shè)計階段的最終成果，也是下一步系統(tǒng)實施的基礎(chǔ)，一旦設(shè)計通過審查，整個項目的建設(shè)便可以進(jìn)入下一階段——項目實施。 4.周密部署，順利實施 實施是項目建設(shè)的最后一個階段，其實質(zhì)是將設(shè)計階段的結(jié)果在計算機(jī)系統(tǒng)和組織內(nèi)加以實現(xiàn)。由于牽涉組織管理的方方面面，在實施HRMIS之前有必要制定周密的計劃，以保證其順利進(jìn)行。實施階段的主要任務(wù)包括： 4.1 物理系統(tǒng)的安裝與調(diào)試 按照系統(tǒng)總體設(shè)計和物理配置方案的要求選擇合適的設(shè)備和供應(yīng)商，安裝并調(diào)試計算機(jī)系統(tǒng)，連接和測試計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；按照數(shù)據(jù)庫設(shè)計要求搭建數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。 4.2 程序設(shè)計與調(diào)試 程序設(shè)計應(yīng)該遵照可靠、規(guī)范、易理解和易維護(hù)的目標(biāo)，選用恰當(dāng)?shù)木幊坦ぞ吆驮O(shè)計方法完成計算機(jī)程序的編寫。緊隨程序設(shè)計的工作是程序的調(diào)試，即在計算機(jī)上以各種可能的人力資源數(shù)據(jù)和操作條件對程序進(jìn)行試驗和檢測，盡可能找出存在的問題并加以修正，使其符合設(shè)計的要求。 4.3 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理與人員培訓(xùn) 項目建設(shè)組應(yīng)該注意采用統(tǒng)一規(guī)范的方法、手段和渠道將組織的人力資源數(shù)據(jù)整理并輸入系統(tǒng)內(nèi)，與此同時進(jìn)行的還有操作人員和用戶的培訓(xùn)，其主要內(nèi)容應(yīng)該集中在系統(tǒng)操作方式和流程、操作注意事項、可能的故障及其排除等方面，這樣做的目的是使用戶更有效地參與系統(tǒng)，加強(qiáng)用戶和分析設(shè)計人員之間的理解和溝通。 4.4 系統(tǒng)試運行及切換 系統(tǒng)試運行實際上是程序調(diào)試和檢測工作的延續(xù)，它通過初始化后輸入原始數(shù)據(jù)讓系統(tǒng)運行并記錄和核對系統(tǒng)輸出，以測試系統(tǒng)運行的速度、可靠性并發(fā)現(xiàn)實際運行中可能出現(xiàn)的問題。將通過試運行的系統(tǒng)應(yīng)用到組織中去替代原有人力資源管理業(yè)務(wù)操作的過程就是切換，不同的組織可以根據(jù)時間、費用、復(fù)雜程度等因素決定采用直接切換、并行切換還是分段切換的方式完成系統(tǒng)的平穩(wěn)過渡。 4.5 系統(tǒng)運行維護(hù)及評價 系統(tǒng)日常管理的內(nèi)容主要包含管理機(jī)構(gòu)的運行、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理、系統(tǒng)運行情況的記錄和維護(hù)等；此外，系統(tǒng)運行狀況怎樣、績效如何、對組織的影響有多大等問題都需要建立科學(xué)的評價指標(biāo)體系對其加以衡量，并以此為維護(hù)、更新和進(jìn)一步開發(fā)的依據(jù)。