企業(yè)涉外秘書應(yīng)具備的知識與能力

【專家解說】：本文針對人類邁進(jìn)新世紀(jì)——21世紀(jì)及加入WTO后，隨著科技的進(jìn)步、社會的快速發(fā)展，秘書也將面臨著新的機遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，分析了新世紀(jì)秘書除熟練掌握過去的知識外，還應(yīng)掌握的新知識。還提出了秘書要認(rèn)清形勢，強化意識；不斷地對自己的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)；善于把握和運用知識間的相互聯(lián)系；結(jié)合秘書工作的實際。通過這些途徑來優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，以求秘書能適應(yīng)這個新世紀(jì)。 【關(guān)鍵詞】新世紀(jì)；知識結(jié)構(gòu)；優(yōu)化途徑 一、引言秘書已經(jīng)成為21世紀(jì)的熱門職業(yè)之一。在許多人看來，秘書工作似乎沒什么難度，以為秘書工作者每天就是收發(fā)、整理文件，接待來訪，跟在領(lǐng)導(dǎo)后面開會、做個記錄，連腦子都不用動，所以秘書只要掌握基本的秘書知識就可以了。但當(dāng)人類的腳步邁進(jìn)新世紀(jì)的門檻，當(dāng)WTO的快車駛?cè)胫袊拇箝T時，秘書也將面臨著更多的機遇與挑戰(zhàn)。如何做一個稱職、合格的好秘書已經(jīng)引起人們的廣泛關(guān)注。因為僅有傳統(tǒng)意義上的知識結(jié)構(gòu)，已不能適應(yīng)新世紀(jì)發(fā)展的需要，只有對自身現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)作及時地調(diào)整，優(yōu)化和補充，方可立于不敗之地，才能適應(yīng)這個社會和世界。因此，研究新世紀(jì)秘書的知識結(jié)構(gòu)，是很有必要和有價值的，本文就此作一探討。 二、知識結(jié)構(gòu)那什么是知識結(jié)構(gòu)呢？ 1.知識結(jié)構(gòu)的含義知識結(jié)構(gòu)，是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這里所講的“比重”，不僅指數(shù)量關(guān)系，也指質(zhì)量關(guān)系。 2.秘書的知識結(jié)構(gòu)對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個方面：基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、相關(guān)知識。（1）廣博、扎實的基礎(chǔ)知識基礎(chǔ)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)中的根基?；A(chǔ)知識越扎實、豐富，秘書的潛力發(fā)揮就越大。秘書的基礎(chǔ)知識主要包括以下幾類：政治哲學(xué)類。主要包括馬克思主義哲學(xué)、政治經(jīng)濟學(xué)、科學(xué)社會主義以及現(xiàn)代科學(xué)方法論知識。這部分基礎(chǔ)知識是幫助秘書人員解決政治方向和思想方法問題。學(xué)習(xí)這部分知識，就是要使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論，能運用馬克思主義的立場、觀點和方法去分析問題、解決問題。文化基礎(chǔ)類。如語文、歷史、物理、化學(xué)、生物、歷史、地理等。這是從事秘書工作最起碼的知識。培根也說過：歷史使人明智；詩歌使人靈秀；數(shù)學(xué)使人周密；自然哲學(xué)使人深刻；倫理使人莊重；邏輯學(xué)使人善辯。而這些我們上小學(xué)、初中乃至高中時就已學(xué)了這些基本方面的知識。當(dāng)然，我們還需要不斷更新、擴展這些知識。法律政策類。包括憲法、法律、法規(guī)、政策。秘書工作政策性很強，秘書人員如果沒有較高法律政策方面的知識修養(yǎng)，就會給領(lǐng)導(dǎo)工作幫倒忙、添亂子，嚴(yán)重的還會造成法律后果。因此，秘書人員學(xué)習(xí)和掌握必要的法律政策知識尤為重要。由于我國的法律政策體系規(guī)模龐大，秘書人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，在掌握一般的法學(xué)和政策理論基礎(chǔ)上，有針對性地學(xué)習(xí)有關(guān)的法律政策知識。重點有兩個方面：一是同秘書工作有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策；二是同服務(wù)單位的業(yè)務(wù)活動有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策。1 （2）精深的專業(yè)知識專業(yè)知識指秘書在工作范圍、工作職責(zé)和工作內(nèi)容內(nèi)應(yīng)掌握的知識?？煞譃槊貢鴮W(xué)科專業(yè)知識和秘書所在部門的業(yè)務(wù)知識。 秘書學(xué)科專業(yè)知識。這部分知識是秘書知識結(jié)構(gòu)體系中的核心部分，也是區(qū)別于其他專業(yè)人才知識結(jié)構(gòu)的標(biāo)志。這部分知識主要有秘書學(xué)、文書學(xué)、公文寫作學(xué)、信訪學(xué)、會議學(xué)、調(diào)研學(xué)、檔案管理學(xué)以及現(xiàn)代通信知識、辦公自動化知識等等。只有精通并能熟練運用秘書學(xué)科專業(yè)知識，才能成為合格的秘書人才。秘書所在部門的業(yè)務(wù)知識。秘書人員所服務(wù)的單位都有其特定的業(yè)務(wù)活動范圍，了解這些知識能使秘書人員寫材料不說外行話、提建議不當(dāng)門外漢，使自己工作更具有針對性和科學(xué)性，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。2 （3）多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎(chǔ)知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業(yè)知識那樣起“標(biāo)志”作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學(xué)知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識，有助于秘書人員自覺運用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施管理。管理學(xué)具有眾多的分支學(xué)科，秘書人員除了掌握管理學(xué)原理之外，可以根據(jù)自己所服務(wù)單位的性質(zhì)來選擇學(xué)習(xí)管理學(xué)的分支學(xué)科。如行政機關(guān)的秘書可選學(xué)行政管理學(xué)，企業(yè)秘書可選企業(yè)管理學(xué)等。公共關(guān)系學(xué)知識。秘書工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對外發(fā)布消息等等都涉及到公共關(guān)系。掌握公共關(guān)系學(xué)知識，有助于秘書人員運用公共關(guān)系這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學(xué)知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書與公眾之間的交往實現(xiàn)的。在交往過程中，秘書、領(lǐng)導(dǎo)、公眾都會表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學(xué)習(xí)和掌握心理學(xué)知識，不僅有助于秘書人員科學(xué)地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時也有助于觀察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規(guī)律，并用這些規(guī)律來指導(dǎo)秘書與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學(xué)知識十分豐富，秘書人員要重點學(xué)好普通心理學(xué)、管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、社會心理學(xué)和秘書心理學(xué)等方面知識。經(jīng)濟學(xué)知識。中國共產(chǎn)黨的基本路線明確地規(guī)定當(dāng)前全黨工作應(yīng)以經(jīng)濟建設(shè)為中心。經(jīng)濟建設(shè)的大潮正推動著我國各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒有經(jīng)濟頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱職的，而不懂經(jīng)濟知識的秘書也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。經(jīng)濟學(xué)知識猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據(jù)實際需要和自己的能力選學(xué)會計、貨幣、證券、市場、外貿(mào)等方面的知識。人際關(guān)系學(xué)知識。秘書人員應(yīng)學(xué)習(xí)人際關(guān)系學(xué)，以發(fā)揮對內(nèi)協(xié)調(diào)、對外公關(guān)的作用。此外，秘書人員還應(yīng)掌握一些諸如決策學(xué)、咨詢學(xué)、預(yù)測學(xué)、文學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會學(xué)等發(fā)面的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。