急急急！周二出席商務(wù)會議我應(yīng)做哪些準(zhǔn)備

【專家解說】：商務(wù)文員的工作流程與職責(zé)是比較廣泛地、需要處理地事務(wù)類型很多、商務(wù)文員最重要地工作是跟隨是級進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究：并出席會議：參與談判：以及必要地商務(wù)訪問縣：?。荷踔脸鰢骸Ａ硗猓荷虅?wù)文員的工作流程因公司從事地業(yè)務(wù)內(nèi)容不同餓有所區(qū)別、但其總地來說他們地工作程序還是有很多地共同點。具體請看下面： 一：商務(wù)文員隨從上司訪問流程：其工作程序上來看一般可以分為三個階段： 1：訪問準(zhǔn)備：在上司決定訪問以后、商務(wù)文員要在出發(fā)前迅速做好充分地訪問準(zhǔn)備工作、做好包括調(diào)整思想、準(zhǔn)備物質(zhì)、必備資料等方面地準(zhǔn)備。 2：思想上的準(zhǔn)備。商務(wù)文員要首先了解上司決定訪問地主要目的：訪問地內(nèi)容和此次訪問的商務(wù)要點點、并了解邀請方、陪同上司訪問地相關(guān)人員、訪問日程安排、需要邀請單位做哪些準(zhǔn)備等。 3：組織準(zhǔn)備。商務(wù)文員要做到：根據(jù)上司指示擬制訪問方案、通知有關(guān)部門確定參加訪問地隨從人員名單、并進(jìn)行編組和分工、組織所有人員參加預(yù)備會、聽取上司關(guān)于預(yù)備工作地指示、學(xué)習(xí)有關(guān)文件、布置具體任務(wù)、印發(fā)訪問方案和日程安排、與邀請單位聯(lián)系、使其有所準(zhǔn)備。 4：資料準(zhǔn)備。商務(wù)文員要收集：邀請單位地歷史沿革、上司班子、當(dāng)前工作發(fā)表及評價地資料、同訪問工作相關(guān)地上司指示政策、法規(guī)性文件、同訪問中心內(nèi)容相關(guān)地理論和典型經(jīng)驗方面地資料、訪問地區(qū)有關(guān)地理：氣候：交通情況以及風(fēng)土人情方面地資料。 5：物質(zhì)準(zhǔn)備。商務(wù)文員要攜帶：辦公用具：常用藥物：差旅費以及照相機(jī)：收錄機(jī)等文化用品。 二：：訪問階段 1：做好組織安排。上司商務(wù)訪問免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn)場、召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從商務(wù)文員為之安排好時間：地點和有關(guān)人員。無論哪種活動、隨從商務(wù)文員都要做好記錄、以便事后分析：研究。 商務(wù)文員看到：聽到地情況要及時：準(zhǔn)確地向上司匯報。 2：主動提出建議。在訪問階段、隨從商務(wù)文員如發(fā)現(xiàn)問題、應(yīng)主動向上司提出如何處理地建議。 3：及時同企業(yè)聯(lián)系。在上司訪問期間、商務(wù)文員要同原企業(yè)及時溝通信息。如將外出上司地活動情況及時用通訊工具告知企業(yè)、使企業(yè)留守上司者掌握外出上司地狀態(tài)。同時也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息、使外出上司及時了解上司地重要指示、以及原企業(yè)地工作動向、保證上司信息靈通、以利實施不間斷地指揮。 4：處理好日常事務(wù)。隨從商務(wù)文員要主動處理日常地事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事：時間：地點等方面地矛盾、要主動協(xié)調(diào)、盡量做好事半功倍、提高效率。還要盡可能保證首長地生活和休息、使之身心健康：精力充沛地投入工作。 三：結(jié)束階段 隨從商務(wù)文員要做好訪問活動地善后工作、這個階段主要有： 1：做好返程安排。聯(lián)系安排好返程地交通工具、預(yù)定好車：船：機(jī)票、安排好途中食宿、確保上司地安全。 2：整理調(diào)查資料?；仄髽I(yè)后、要把訪問中發(fā)現(xiàn)地問題整理歸納成條、提出改進(jìn)工作：解決問題地建議。 3：抓緊有關(guān)問題地落實。在訪問時、上司答應(yīng)辦地事、回企業(yè)后商務(wù)文員要及時通知：督促有關(guān)部門抓好落實、做到言而有信、件件有著落、事事有回音。 4：報銷差旅費。隨從商務(wù)文員要協(xié)助上司結(jié)算開支：報銷差旅費：償還預(yù)借款。 5：回顧總結(jié)。隨從商務(wù)文員工作要對自己跟隨上司訪問期間地工作進(jìn)行回顧總結(jié)、主動征求上司地批評：幫助、這對商務(wù)文員自身地提高不失為一種有效地辦法。商務(wù)文員在整個跟隨上司外出活動期間要時刻注意維護(hù)上司地威信、執(zhí)行政策、遵守紀(jì)律、謙虛謹(jǐn)慎、平易近人、為上司：也為商務(wù)文員自身樹立良好地形象。 接待、信息錄入、文秘、檔案管理等日常辦公事務(wù)的處理。 轉(zhuǎn)一個商務(wù)助理的招聘要求供你參考一下. 工作目標(biāo)： 1. 協(xié)助商務(wù)經(jīng)理不斷地拓展公司的業(yè)務(wù)量，不失時機(jī)的發(fā)展可能的擴(kuò)建項目。 2. 掌握市場動態(tài)及時準(zhǔn)確。 3. 與客戶及營運保持良好的溝通，使客戶得到滿意的服務(wù)。 4. 及時統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)，為客戶提供必要的信息。 5. 及時催繳應(yīng)收款項。 工作職責(zé)： 1. 了解市場，跟蹤并發(fā)展可能的擴(kuò)建項目。 2. 定期跟蹤現(xiàn)有客戶和了解潛在客戶。 3. 參與商務(wù)合同的制定及價格談判。 4. 及時反饋有關(guān)工作流程的修改意見。 5. 完成日常報告及整理存檔，如 收貨、盤點、月度計劃、年度匯 總、作業(yè)指令等。 6. 催繳客戶拖欠款額 。 7. 項目及公司進(jìn)口設(shè)備的免稅審批手續(xù)。 8. 保稅及非保稅海關(guān)業(yè)務(wù)的申報工作。 技能知識： 1. 大學(xué)本科及以上學(xué)歷。 2. 3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗。 3. 良好的中、英文口頭及書面表達(dá)能力。 4. 熟練地使用相關(guān)的辦公軟件。 5. 良好的內(nèi)外協(xié)調(diào)及溝通能力。 商務(wù)文員涉及的領(lǐng)域很廣，如酒店、旅游、票務(wù)，就是坐辦公室也要掌握本行業(yè)的工作狀況，現(xiàn)提供一份可共享工作內(nèi)容作參考：許多商務(wù)行業(yè)為了滿足顧客對速度的追求和一些特殊的需求，設(shè)置了專門的通訊與商務(wù)設(shè)施供顧客使用和代為翻譯、打字、復(fù)印等專項服務(wù)。設(shè)專門部門來完成以上種種服務(wù)，這便是商務(wù)中心的由來。不少商務(wù)中心設(shè)在前廳部。商務(wù)中心文員在崗時，除按照服務(wù)規(guī)程工作外，在禮貌服務(wù)上應(yīng)做到： 一、注重個人儀表在工作崗位上，要儀表整潔，儀容端莊，儀態(tài)大方。工作時間要精神飽滿，精力集中，在客戶面前，注意自己的坐立、行走姿勢。要符合員工守則中有關(guān)規(guī)定的要求。 二、工作熱情主動要熱情主動地接待客戶，微笑問候，敬語當(dāng)先，尊重客戶的意愿，對客戶不得漫不經(jīng)心，愛搭不理，顯出無所謂的樣子，尤其是對一些有特殊要求的客戶，不得有不耐煩的表示。在同時接待數(shù)位客戶時，應(yīng)按先后次序一一受理，同時向各位打招呼致意，使其不致有被冷落感。要忙而不亂，有條有理。要講究職業(yè)道德，注重信譽(yù)，確保質(zhì)量，按規(guī)定收費，代客保密。商務(wù)中心的辦公室既是服務(wù)的場所，又是接待客戶的地方，一定要做到環(huán)境衛(wèi)生整潔，整體布置井然有序，使客戶有舒適、方便、信賴感。 三、辦事認(rèn)真、講究效率 1、承辦電傳、傳真、打字、復(fù)印、翻譯、快遞等項業(yè)務(wù)，要做到準(zhǔn)確、快捷、細(xì)心、周到，杜絕差錯?？蛻羧绻麑Ψ?wù)有不滿時，商務(wù)中心文員應(yīng)做耐心解釋，不應(yīng)置之不理。解釋時說話態(tài)度要謙和，語氣要委婉，解釋是要耐心申述事情的原委，不應(yīng)轉(zhuǎn)化為與客戶一比高下的爭辯。 2、電傳（Telex）又叫用戶電報。商務(wù)中心安裝的電傳機(jī)可供直接拍發(fā)和接收。由于電傳通訊既方便又迅速，商務(wù)客人使用很是方便。商務(wù)中心文員代客發(fā)電傳時，要瀏覽客戶的電傳底稿，有不清楚的地方要詢問明白，并請客戶重抄或經(jīng)客戶同意后代為改正。代發(fā)的電傳應(yīng)留下復(fù)制件以便查詢。代客發(fā)畢電傳后，要把通報時間、發(fā)報機(jī)位、發(fā)出時間及操作人員工號填寫在掛號單上，并請客人到收銀處付款。代收電傳時，收到電傳后應(yīng)檢查有無收報人地址和姓名，將電文連同發(fā)來電傳的時間記錄并小心撕下，填上經(jīng)手人工號，可將電傳送到客人房間或打電話請客人到商務(wù)中心領(lǐng)取，請客人在電傳登記簿上簽名。 3、傳真（Fax）也稱傳真電報。它比電傳機(jī)快五十多倍，能重現(xiàn)“原件”，將任何形式的印刷、打印或手抄材料、繪圖、圖表和照片從一個地方輸?shù)搅硪粋€地方，它能將文件復(fù)制品完全準(zhǔn)確地傳送到任何距離去，既有電話的速度，又具有辦公室內(nèi)復(fù)印機(jī)的復(fù)印功能。代客發(fā)傳真時應(yīng)仔細(xì)核對發(fā)送對方的地區(qū)號和傳真號，以防錯發(fā)，傳真發(fā)畢應(yīng)將發(fā)送時間及操作人員工號填在帳單上并請客人去收銀處付款。 4、要樹立良好的服務(wù)形象，不得利用工作之便謀私利，不向客戶換匯、套匯，維護(hù)人格、國格。 補(bǔ)充： 經(jīng)理的職責(zé) 經(jīng)理是做什么的？應(yīng)該怎么做？經(jīng)理的職責(zé)到底是什么？這是個問題。 許多的經(jīng)理正是因為沒有搞清楚這個問題，而使自己陷入了被動的局面，要么毫無頭緒一團(tuán)糟，要么一味 蠻干 方向全無。 我理解，經(jīng)理的主要職責(zé)是 經(jīng)營與管理 。 所謂的經(jīng)營與管理，是指對自己所主管的部門進(jìn)行有效規(guī)劃，制定相應(yīng)的 戰(zhàn)略目標(biāo) 和 發(fā)展規(guī)劃 ，與自己的部屬一起，通過切實有效的辦法，使之逐一落到實處，逐步實現(xiàn)。 這里，經(jīng)理有兩個主要職責(zé)：一是為自己所在的部門制定戰(zhàn)略目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，二是通過管理活動使之得到有效的落實。 在實際工作中，經(jīng)理做的最多的工作是管理，忘卻甚至忽視了經(jīng)營，日常的工作主要是以接受指令完成任務(wù)為主，不能有效規(guī)劃部門的戰(zhàn)略與發(fā)展，使自己落入了 事務(wù)性工作 的陷阱，不能自拔。 日常工作中，經(jīng)理們經(jīng)常被要求完成一些任務(wù)，管理好自己部門的員工，工作要按部就班，不能 出亂子 等。這種觀念使得經(jīng)理們的 心智模式 受到了一定的限制，認(rèn)為只要是完成了上級分派的任務(wù)就是做好了 管理工 作，就沒事可做了。實際上也是這樣，公司從高層到 基層 ，都是這種層層下達(dá)任務(wù)，層層匯報工作，缺乏必要的規(guī)劃渠道和 戰(zhàn)略管理 。 這種現(xiàn)狀使得經(jīng)理有點不思進(jìn)取，只要一味接受指令，然后再對自己的部下發(fā)號指令就可以了，不用花過多的時間考慮發(fā)展的問題，考慮部門的經(jīng)營問題，全然沒有危機(jī)感和 使命感 。 表現(xiàn)在對員工的管理上也多是你該做什么，你該怎么做，而不是我們該做什么，我們該怎么做。 命令與控制成了經(jīng)理的法寶，上級攤派下什么任務(wù)，只需要命令自己的員工去完成即可。所以，通常，這樣的經(jīng)理顯得很忙，一會忙著分配任務(wù)，一會忙著詢問 工作進(jìn)展 情況，好像效率很高的樣子。 其實非也，這種管理的方式，效率一點也不高，一點科學(xué)性、 規(guī)范性 也沒有。經(jīng)理的時間都花在了無謂的浪費上了，時間浪費了不少，不一出成績。 另外，這種 管理方式 對員工也是不負(fù)責(zé)任的，員工沒有自己的工作權(quán)限和自由發(fā)揮的余地，只是聽從經(jīng)理的命令，受經(jīng)理的控制，無法產(chǎn)生工作熱情和積極性，積極性的怠工是他們應(yīng)對經(jīng)理的最好的辦法。 高效率 的經(jīng)理，成功的 管理者 都是聰明的人，他們懂得如何 規(guī)劃自己 的職業(yè)，如何分配手中的權(quán)利，如何調(diào)動員工的積極性，通過員工實現(xiàn)自己的想法。 所以，經(jīng)理在工作之余應(yīng)該反思一下自己的做法，反思一下自己的職責(zé)所在，有效規(guī)劃部門的發(fā)展問題，經(jīng)營的觀念看待自己的職業(yè)，用切實有效的管理手段使自己的想法逐步得到落實，給部門的員工創(chuàng)造更多的發(fā)展機(jī)會，提供更多的指導(dǎo)，不斷提高員工的自我 管理意識 和能力。 經(jīng)營的觀念看問題，務(wù)實的手段抓管理，這是經(jīng)理必須研究和做好的一門功課。