辦公室日常管理制度

【專家解說】：　　一、辦公室管理?xiàng)l例 　　第一章 總則 　　第一條 為加強(qiáng)公司管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。 　　第二章 細(xì)則 　　第二條 服務(wù)規(guī)范： 　　1.儀表：公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方； 　　2.微笑服務(wù)：在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場(chǎng)合，應(yīng)注釋對(duì)方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對(duì)方； 　　3.用語：在任何場(chǎng)合應(yīng)用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩； 　　4.現(xiàn)場(chǎng)接待：遇有客人進(jìn)入工作場(chǎng)地應(yīng)禮貌勸阻，上班時(shí)間（包括午餐時(shí)間）辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待； 　　5.電話接聽：接聽電話應(yīng)及時(shí)，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴(yán)禁占用公司電話時(shí)間太長(zhǎng)。 　　第三條 辦公秩序 　　1.工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。 　　2.職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行（大廳、會(huì)議室、接待室、總經(jīng)理室）或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個(gè)人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時(shí)間一般不應(yīng)超過三分鐘（特殊情況除外）。 　　3.職員應(yīng)在每天的工作時(shí)間開始前和工作時(shí)間結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。 　　4.各部門專用的設(shè)備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設(shè)施則由辦公室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。 　　5.發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發(fā)生故障時(shí)，員工應(yīng)立即向辦公室報(bào)修，以便及時(shí)解決問題。 　　第三章 責(zé)任 　　本制度的檢查、監(jiān)督部門為公司辦公室共同執(zhí)行，違反此規(guī)定的人員，將給予50-100元的扣薪處理。 　　二、辦公室物資管理?xiàng)l例 　　第一章 總則 　　為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。 　　第二章 物資分類 　　1.公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實(shí)物資產(chǎn)。 　　2.低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等 　　3.管制品：訂書機(jī)、打洞機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、計(jì)算器等 　　4.個(gè)人保管物品：個(gè)人使用保管的三百元以上并涉及今后的費(fèi)用開銷的物資； 　　5.實(shí)物資產(chǎn)：物資價(jià)格達(dá)300元以上，如：空調(diào)、計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)。 　　第三章 辦公用品物資采購 　　1.公司辦公用品物資的采購，原則上由辦公室統(tǒng)一購買，屬特殊物資經(jīng)辦公室同意，可由申購部門自行購買。 　　申購物品應(yīng)填寫物品申購單，300元以內(nèi)物品申購交部門經(jīng)理同意，辦公室批準(zhǔn)；300元以上（含300元）部門主管同意，辦公室審核，總經(jīng)理審批。 　　2.物資采購由辦公室指定專人負(fù)責(zé)，并采取以下方式： 　　1)定點(diǎn)：公司定大型超市進(jìn)行物品采購。 　　2)定時(shí)：每月月初進(jìn)行物品采購。 　　3)定量：動(dòng)態(tài)調(diào)整，保證常備物資的庫存合理性。 　　4)特殊物品：選擇多方廠家的產(chǎn)品進(jìn)行比較，擇優(yōu)選用。 　　第四章 物資領(lǐng)用管理 　　1.公司根據(jù)物資分類，進(jìn)行不同的領(lǐng)用方式： 　　2.低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用 　　3.管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用 　　4.貴重物品：根據(jù)專立文件的領(lǐng)用程度來領(lǐng)用 　　5.實(shí)物資產(chǎn)：由辦公室設(shè)立實(shí)物資產(chǎn)管理臺(tái)帳，以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀 　　第五章 公司物資借用 　　1.凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門主管簽字認(rèn)可 　　2.借用物資超時(shí)未還的，辦公室有責(zé)任督促歸還 　　3.借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償 　　第六章 附則 　　1.新進(jìn)人員到職時(shí)有管理部門通知，向辦公室領(lǐng)用辦公物品；人員離職時(shí)，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)辦公室認(rèn)可的，其它部門不得為其辦理離職手續(xù)。 　　2.辦公室有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。 　　3.本辦法由人事部解釋、補(bǔ)充、修改時(shí)亦同，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。 　　三、傳真使用管理辦法 　　(一)、總則：為加強(qiáng)公司傳真使用管理，特制定本辦法。 　　(二)、使用范圍 　　1.本辦法適用于公司使用傳真機(jī)的各種情況。 　　2.使用范圍包括本地、國(guó)內(nèi)、國(guó)際傳真。 　　(三)、傳真的接收管理 　　1.傳真件的接收納入公司收發(fā)管理辦法范圍內(nèi)，由收發(fā)員統(tǒng)一接收。 　　2.傳真件接收后，填寫收件登記簿，并及時(shí)分發(fā)收件部門和人員。涉及公司事務(wù)的原件在行政部留存，業(yè)務(wù)部門留復(fù)印件。 　　3.公司傳真機(jī)應(yīng)隨時(shí)處地開機(jī)接由狀態(tài)。 　　(四)、傳真的發(fā)送管理 　　1.各部門和人員發(fā)送傳真，由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送；重要文件可由當(dāng)事人親自發(fā)送。 　　2.傳真發(fā)送，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫發(fā)文登記簿表，并及時(shí)發(fā)送出去；因故不能發(fā)送，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)當(dāng)事人迅速另行處理。 　　3.傳真原件留存行政部。 　　(五)、附則 　　傳真電話不能被占為普通電話使用，以免延誤傳真收發(fā)。 　　四、公司值班管理?xiàng)l例 　　一、總則：為保障公司正常工作秩序不間斷和財(cái)物安全，特制定本制度。 　　二、管理體制 　　1.員工值日：公司依據(jù)自身情況，設(shè)立公司或部門值日制度； 　　2.部門主管值班：公司依據(jù)自身情況，設(shè)立公司部門主管值班制度。 　　三、管理要點(diǎn)和內(nèi)容 　　(一).員工值日。 　　1.目的：維護(hù)公司日常工作秩序，及時(shí)聯(lián)絡(luò)、處理事務(wù)； 　　2.一般以工作時(shí)間為責(zé)任時(shí)間； 　　3.值班要點(diǎn)： 　　1).巡察辦公場(chǎng)所保潔情況； 　　2).電話記錄、處理、轉(zhuǎn)送； 　　3).領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)。 　　(二).部門主管值班 　　1.目的：以公司業(yè)務(wù)工作為主； 　　2.一般以下班時(shí)間或節(jié)假日為值班時(shí)間； 　　3.值班要點(diǎn)： 　　1).接待下班后來客； 　　2).處理未完成工作； 　　3).處置下班后的突發(fā)、緊急事件； 　　4).值班人員接打值班電話，應(yīng)記錄來電時(shí)間、單位、授話人、主要內(nèi)容； 　　5).值班接待來賓要記錄來訪時(shí)間、單位、來訪人、主要內(nèi)容，提出處理意見； 　　6).值班人員要按規(guī)定準(zhǔn)確填寫值班日志。 　　四.值班規(guī)定 　　1.遵守值班紀(jì)律，按時(shí)交接班，有事須先請(qǐng)假，以便安排臨時(shí)代替人員； 　　2.值班時(shí)堅(jiān)守崗位，不得聚眾打牌、看電視、嗑睡； 　　3.在規(guī)定的時(shí)間做好防盜、防火等工作，尤其加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)部位的監(jiān)管； 　　4.接待來賓外松內(nèi)緊、熱情招呼，具有高度警惕性，善于鑒別來人意圖，要守口如瓶，不能隨便亂說； 　　5.值班人員密切關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)行蹤，遇到緊急情況即能取得聯(lián)系，須將公安、消防、醫(yī)院、供水、供氣、供電、通訊等部門及火車、飛機(jī)、出租車的地址、電話、路線等信息置于明顯處，以備應(yīng)急需要； 　　6. 遇到緊急事件，首先要冷靜，敢于負(fù)責(zé)，一方面大膽采取應(yīng)急措施，以免貽誤；另一方面及時(shí)匯報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)或和公安部門報(bào)警。 　　五.接聽值班電話應(yīng)注意： 　　1.禮貌相待：不論打進(jìn)、接入，應(yīng)主動(dòng)通報(bào)公司名稱、職務(wù)、姓名，如對(duì)方未通報(bào)，應(yīng)客氣詢問清楚； 　　2.使用語言文明，切忌粗聲粗氣； 　　3.對(duì)重要或較長(zhǎng)的電話內(nèi)容，可請(qǐng)對(duì)方復(fù)述一遍； 　　4.對(duì)要求打公司領(lǐng)導(dǎo)的電話，首先問清對(duì)方的單位名稱、職務(wù)、姓名，然后婉轉(zhuǎn)回答“請(qǐng)您稍等，我給您找一下”之類的話再處置； 　　5. 對(duì)打聽事情、咨詢類擔(dān)心條態(tài)度和藹、禮貌對(duì)待、恰到好處地回答； 　　6. 除緊爭(zhēng)情況隨時(shí)報(bào)告外，一般將若干電話內(nèi)容集中到一起，有條理地予以報(bào)告； 　　7.加大節(jié)假日值班力量，由公司部門主管帶班，征求下屬中同意后排定值班表，印發(fā)各有關(guān)部門和人員； 　　8.根據(jù)需要，可安排公司單身職工多兼值班工作，并給予適當(dāng)?shù)募影嘌a(bǔ)貼。