信息化手段助力企業(yè)費用管理愈加精細(xì)化

現(xiàn)階段而言，多數(shù)企業(yè)的費用管理流程，尤其是報銷流程冗長繁瑣，費用管理的不精細(xì)，導(dǎo)致企業(yè)的多項成本居高不下，帶來發(fā)展的桎梏。而信息化手段的出現(xiàn)和升級，將傳統(tǒng)的線下費用管理工作提升到線上，為企業(yè)的管理帶來了新的思路，助力企業(yè)費用管理更加精細(xì)化。
　　
　　信息化提升企業(yè)費用管理效能
　　
　　信息化手段的出現(xiàn)，對于促進(jìn)企業(yè)費用管理效率的提升有著重要意義。
　　
　　對于傳統(tǒng)的手工報賬體系而言，效率低下是企業(yè)費用管理始終無法突破的瓶頸。企業(yè)的報賬單據(jù)存在大量的財務(wù)信息，如項目、合同、預(yù)算來源等，手工填寫缺乏規(guī)范性，差錯率高，需耗費大量時間進(jìn)行審核，加大信息質(zhì)量成本。另外，費用預(yù)算編制與預(yù)算執(zhí)行脫節(jié)。目前很多公司預(yù)算控制由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，造成財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門矛盾沖突，責(zé)任部門不能主動參與預(yù)算管理，全面預(yù)算管理工具的價值難以最大化發(fā)揮，員工每次需要填寫大量重復(fù)的信息，填單效率低。
　　
　　除此之外，手工報賬還會造成審批流程程序復(fù)雜，運營成本增加。手工報賬需要員工掌握單據(jù)的審批流程及審批人層次，報賬人員需要耗費時間和精力找領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)工作也常常被審批打斷。對于財務(wù)人員來說，既需要審核原始單據(jù)，又要審核流程是否合規(guī)，工作量大，存在出錯的可能。另外，財務(wù)人員要進(jìn)行單據(jù)審核，在ERP系統(tǒng)中錄入記賬憑證、手工填寫網(wǎng)上支付文件，財務(wù)人員需要對相同的信息進(jìn)行重復(fù)性處理，難以抽出時間投入到更有價值的管理工作中去。
　　
　　針對以上企業(yè)手工報銷難題，長期從事企業(yè)會計信息化咨詢工作的北京慧點科技有限公司高級咨詢顧問沈喜剛指出，運用信息化的費用報銷管理工具，可以幫助企業(yè)有效規(guī)避和解決手工管理帶來的各類問題，提升執(zhí)行效能。在企業(yè)的信息化水平升級之后，信息化系統(tǒng)以員工自助報賬、在線審批替代員工手工填單、領(lǐng)導(dǎo)手工簽字，通過系統(tǒng)自動化計算和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，簡化財務(wù)審核工作，極大簡化了費用報銷執(zhí)行過程。更重要的是，實現(xiàn)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)后，報銷過程從領(lǐng)導(dǎo)審批、財務(wù)審核以及出納付款的整個流程透明地展示在員工面前，任一環(huán)節(jié)對單據(jù)做的任何調(diào)整和審核修改均可以及時反饋到員工那里，促進(jìn)業(yè)務(wù)及時、透明、高效地辦理。
　　
　　同時，對于企業(yè)管理層來說，沈喜剛認(rèn)為，預(yù)算執(zhí)行管控的難題同樣會通過信息化手段的提升得以實現(xiàn)。信息化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)基于員工報賬的前臺預(yù)算控制，預(yù)算控制環(huán)節(jié)前沿到業(yè)務(wù)端，實現(xiàn)申請部門、歸口管理部門對各自負(fù)責(zé)預(yù)算支出的嚴(yán)格管理，緩解財務(wù)部門對預(yù)算控制的壓力，解決預(yù)算執(zhí)行控制難題。
　　
　　“通過費用支出申請和審批的電子化，企業(yè)能夠全面、及時地采集各類成本費用的信息，各級企業(yè)成本費用的責(zé)任部門和歸口管理部門能適時掌握各項預(yù)算的開支情況，從而解決財務(wù)信息反饋的滯后性問題，實現(xiàn)‘由事后的被動管理到事前的主動控制’。同時，通過支出申請、審批、支付與集成記賬的閉環(huán)管理，企業(yè)能減少數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入,避免數(shù)據(jù)落地處理，切實提升財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化水平，提高管理工作效率和財務(wù)信息的質(zhì)量。”沈喜剛介紹道。
　　
　　打造企業(yè)信息化“主動式管理”平臺
　　
　　從目前企業(yè)費用管理信息化建設(shè)的情況來看，不少大中型企業(yè)對信息系統(tǒng)提出了更高要求。沈喜剛表示，費用報銷管理信息系統(tǒng)已經(jīng)不是對現(xiàn)有業(yè)務(wù)的簡單移植，也不僅是作為審批工作流程工具，而是以加強成本管理和資金支付內(nèi)部控制為目標(biāo)，以支付審批流程為依托，統(tǒng)一規(guī)范預(yù)算支出管理、完善支付審批授權(quán)制度、理順資金支付控制機制，實現(xiàn)支付審批流程電子化、預(yù)算控制自動化、支出管理精細(xì)化的專業(yè)平臺，是支持各級領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任部門實現(xiàn)成本費用“主動式管理”的工作平臺。
　　
　　對于如何打造企業(yè)信息化“主動式管理”平臺，沈喜剛認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)該通過流程的再造和優(yōu)化,使信息系統(tǒng)與預(yù)算管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、核算系統(tǒng)等信息系統(tǒng)無縫對接，形成“支出預(yù)算——業(yè)務(wù)申請——支付審批——資金結(jié)算——憑證入賬”的業(yè)務(wù)閉環(huán)，實現(xiàn)成本支出的“事前預(yù)算控制，事中審批控制，事后核算分析”的一體化管理，切實提升集團公司財務(wù)管理水平。
　　
　　除此之外，企業(yè)還需要適時出臺配套的制度和規(guī)范，支持業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化、變革和系統(tǒng)應(yīng)用管理。信息化系統(tǒng)的實施過程，也將對資產(chǎn)購置、采購結(jié)算、員工借款、員工報銷和憑證記賬等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，對支付審批授權(quán)制度進(jìn)行分析，對涉及的支付標(biāo)準(zhǔn)和定額進(jìn)行整理和統(tǒng)一，這些需要對原有流程和制度進(jìn)行修訂和完善，才能支持系統(tǒng)上線后能正常運行。實施系統(tǒng)的企業(yè)需要依據(jù)項目組的各項方案和建議，主動推進(jìn)本單位相關(guān)制度和規(guī)范的修訂、完善和宣貫工作，確保系統(tǒng)在企業(yè)順利投產(chǎn)和使用。
　　

　　
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